Lorsque le
Planificateur m’a demandé d’écrire un texte pour la prochaine
édition de leur infolettre, je me suis sentie immédiatement
extrêmement flattée. Toutefois la question me cause quelques
problèmes : 5 choses que j’exige des sites avec lesquels je
travaille? Ma mémoire me fait défaut… Je ne crois pas avoir exigé
la même chose d’un évènement à un autre, ou même d’avoir
exigé quoi que ce soit en premier lieu! L’art de la planification
d’évènements est tout d’abord l’art du compromis entre nos
attentes (parfois, oui, exigeantes) et la réalité. Plusieurs
contraintes entrent en jeu : temps, budget, disponibilités des
sites et des artistes, etc. J’ai donc décidé de partager mon
« top 5 » sur ma liste de souhaits lorsque je planifie un
évènement.
1) Des
fenêtres. Même si c’est le soir et
nous ne profiterons pas du soleil, même si la vue n’est pas à
couper le souffle, des fenêtres rendent une pièce plus grande, plus
aérée, moins étouffante. Surtout lorsqu’on doit passer des
heures en réunion à regarder des présentations Power Point ou à
jaser debout, un verre à la main, dans une pièce bondée de monde.
2) De
l’audio visuel discret et informatif.
Vous êtes-vous déjà retrouvé à examiner en détails la
tapisserie d’une salle de réception lors d’un cocktail où vous
ne connaissez personne et où il n’y a aucune distraction audio
visuelle? Un écran plat avec un déroulement d’images et
information sur la compagnie qui organise l’évènement, conjugué
à de la musique d’ambiance discrète, changera l’atmosphère
et pourra même être un sujet de conversation.
3)
La personne contact avec qui j’ai communiqué les semaines (et
parfois les mois) avant l’évènement, sur place, le jour de
l’évènement. S’il y a un
problème, je déteste avoir affaire à une équipe de service avec
qui je n’ai eu aucun contact et qui n’ont qu’une feuille
d’instructions à laquelle se référer. Même s’ils sont super
gentils et serviables.
4)
Des bouchées ou des plats qui plaisent tant aux yeux qu’aux
papilles gustatives et qui comblent aussi la faim.
La variété et la présentation sont essentielles mais il n’y a
rien de pire que devoir manger une collation avant d’aller au lit
après un cocktail dînatoire (ou même un souper) trop léger en
nourriture et trop lourd en boisson.
5) Une
équipe de service d’expérience, incluant un barman du tonnerre!
Des serveurs aimables et efficaces ainsi qu’un barman qui sait
jongler les demandes des invités avec enthousiasme et un certain
style feront toute la différence pour un évènement réussi.
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Bio de Geneviève
Levasseur
Diplômée d’un
D.E.C. en cinéma, la route qui a conduit Geneviève Levasseur à
Canada Steamship Lines (CSL) fut longue et tortueuse. Adjointe au
service du marketing pour CSL depuis 2007, elle organise des
évènements tout au long de l’année et a donc cumulé une
expérience solide dans le domaine de la planification d’évènements.
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