L’organisation
de mes événements nécessite une planification et une préparation
intensives. J’ajouterais, d’ailleurs, qu’une grande partie du
travail commence quelques mois d’avance.
Choix
des lieux :
D’abord,
le choix des lieux dépend fortement de la taille de l’événement.
Généralement, la dimension est déterminée par le nombre de
participants et les activités tenues durant la journée. De ce
fait, je prévois les besoins de locaux additionnels, si nécessaire,
à des fins d’exposition.
Les
standards :
Aussi, la
localisation et les standards de qualité des lieux sont des facteurs
d’importance. À cet effet, je dois visiter plusieurs sites,
j’examine sur place les salles, le niveau des services, les menus,
l’ambiance versus les coûts avant de prendre une décision finale.
Cette étape est essentielle pour éviter tout contretemps,
inconvénient ou… mauvaise surprise! Je n’oublie pas que tout
contact direct avec le personnel me permet de mieux évaluer le
service auquel je m’attends. Voici une liste des détails à
considérer :
- Taille adéquate de la pièce et capacité à accueillir mes invités.
- Flexibilité de modifier la disposition des tables, du lutrin et de la table d’honneur, s’il y a lieu.
- M’assurer qu’il n’y ait aucune obstruction visuelle. Éclairage intérieur (flexibilité de modifier/tamiser certaines parties).
- Possibilité de contrôler la lumière naturelle.
- Distractions sonores limitées dans les couloirs/derrière les murs.
- Accès proche des cabinets, vestiaire, etc.
L’équipement :
Je
demande régulièrement quels sont les équipements audiovisuels
disponibles. Presque toute conférence requiert un ou plusieurs
appareils. Il est nécessaire de confirmer la disponibilité de
chacun des équipements suivants :
- Internet haute vitesse (WiFi).
- Microphones : micro-cravate et sur pied (quantité nécessaire).
- Projecteur LCD avec télécommande.
- Taille d’écran et possibilités d’obscurité appropriées.
- Écrans plats, écrans de télévision pour les besoins de vidéo.
- Chevalets, tableaux blancs et fournitures.
- Prises de courant (nombre et situation dans la salle).
Type
d’aménagement :
Je dois
évidemment sélectionner la salle et le type d'aménagement qui
conviennent le mieux à mon événement : style banquet, école,
en U, théâtre, conférence, cocktail ou demi-lune, selon
le genre de présentation que je désire livrer. Il est important de
m’assurer que les lieux en question me permettent d’afficher des
accessoires de promotion. Je dois vérifier aussi de la possibilité
d’afficher des banderoles, des panneaux ou toute signalisation, en
plus de voir les restrictions, le cas échéant.
Mot
de la fin :
Bref, je
terminerais en vous réitérant qu’une bonne planification est la
seule clé du succès. C’est lorsque le programme se déroule tel
que prévu, en harmonie et sans stress, que vous récoltez le fruit
de vos efforts.
____________________________________________________________________
Sylvie
Dion.
Biographie :
Diplômée
en techniques administratives au collège Jeanne-Normand de Montréal,
Sylvie Dion cumule plus de vingt-cinq ans d’expérience en
administration, en gestion des ressources humaines et en coaching de
ventes dans le secteur de la finance. Son parcours
professionnel l’a amené à évoluer. D’un poste d’adjointe
administrative à ses débuts, elle occupe maintenant la fonction de
Directrice des ventes pour une maison de fonds communs de placement.
Outre son sens du dévouement pour le service à la clientèle, elle
partage son temps au bénévolat comme correctrice pour le Magazine
Le Congolais. Aussi, Mme Dion a entrepris depuis deux ans un
bac en éducation à l’UQAM.
No comments:
Post a Comment