La planification d’évènements : l’art du compromis

Par Geneviève Levasseur


Lorsque le Planificateur m’a demandé d’écrire un texte pour la prochaine édition de leur infolettre, je me suis sentie immédiatement extrêmement flattée. Toutefois la question me cause quelques problèmes : 5 choses que j’exige des sites avec lesquels je travaille? Ma mémoire me fait défaut… Je ne crois pas avoir exigé la même chose d’un évènement à un autre, ou même d’avoir exigé quoi que ce soit en premier lieu! L’art de la planification d’évènements est tout d’abord l’art du compromis entre nos attentes (parfois, oui, exigeantes) et la réalité. Plusieurs contraintes entrent en jeu : temps, budget, disponibilités des sites et des artistes, etc. J’ai donc décidé de partager mon « top 5 » sur ma liste de souhaits lorsque je planifie un évènement.

1) Des fenêtres. Même si c’est le soir et nous ne profiterons pas du soleil, même si la vue n’est pas à couper le souffle, des fenêtres rendent une pièce plus grande, plus aérée, moins étouffante. Surtout lorsqu’on doit passer des heures en réunion à regarder des présentations Power Point ou à jaser debout, un verre à la main, dans une pièce bondée de monde.

2) De l’audio visuel discret et informatif. Vous êtes-vous déjà retrouvé à examiner en détails la tapisserie d’une salle de réception lors d’un cocktail où vous ne connaissez personne et où il n’y a aucune distraction audio visuelle? Un écran plat avec un déroulement d’images et information sur la compagnie qui organise l’évènement, conjugué à de la musique d’ambiance discrète, changera l’atmosphère et pourra même être un sujet de conversation.

3) La personne contact avec qui j’ai communiqué les semaines (et parfois les mois) avant l’évènement, sur place, le jour de l’évènement. S’il y a un problème, je déteste avoir affaire à une équipe de service avec qui je n’ai eu aucun contact et qui n’ont qu’une feuille d’instructions à laquelle se référer. Même s’ils sont super gentils et serviables.

4) Des bouchées ou des plats qui plaisent tant aux yeux qu’aux papilles gustatives et qui comblent aussi la faim. La variété et la présentation sont essentielles mais il n’y a rien de pire que devoir manger une collation avant d’aller au lit après un cocktail dînatoire (ou même un souper) trop léger en nourriture et trop lourd en boisson.

5) Une équipe de service d’expérience, incluant un barman du tonnerre! Des serveurs aimables et efficaces ainsi qu’un barman qui sait jongler les demandes des invités avec enthousiasme et un certain style feront toute la différence pour un évènement réussi.

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Bio de Geneviève Levasseur
Diplômée d’un D.E.C. en cinéma, la route qui a conduit Geneviève Levasseur à Canada Steamship Lines (CSL) fut longue et tortueuse. Adjointe au service du marketing pour CSL depuis 2007, elle organise des évènements tout au long de l’année et a donc cumulé une expérience solide dans le domaine de la planification d’évènements.

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